Come organizzare la scrivania in ufficio o smart working

Ce l’hanno spiegato da bambini: un ambiente ordinato favorisce la concentrazione e consente di portare a termine i compiti in modo più rapido e efficace. Ascoltato, dimenticato. Alla nostra postazione si accumulano fogli sparsi, penne scariche, cianfrusaglie inutili. Spunta anche della polvere negli angoli.

Come è stato possibile? Pigrizia. Come evitare tutto questo? Facendo un piccolo sforzo e riorganizzando lo spazio della scrivania. Che sia a casa o in ufficio, che lo sfruttiamo per motivi di studio o per motivi lavoro, poco cambia. Le regole dell’ordine e della buona disposizione degli elementi sono le stesse: vediamole insieme.

1. Butta ciò che non serve

Prima regola dell’ordine: butta via ciò che non ti serve. Poniti una domanda semplice: “Quante volte ho utilizzato questo oggetto che si trova sulla mia scrivania, negli ultimi sei mesi?” Se la risposta è “pochine” o “nessuna”, disfatene senza rimpianti. È la regola aurea del “decluttering”, utilissima per iniziare a creare uno spazio di lavoro più confortevole e su misura delle tue esigenze. Non tralasciare i cassetti. Sottoponili allo stesso trattamento, potrai poi utilizzarli per tenere penne e quaderni di riserva.

2. Parti dall’essenziale

“Se una scrivania disordinata è segno di una mente disordinata, di cosa allora è segno una scrivania vuota?”. Lo diceva Einstein, e la provocazione aveva un suo senso. Hai eliminato tutto ciò che non era utile, ma la tua postazione di lavoro o di studio non deve diventare un posto asettico, privo di vitalità, perennemente sgombro. Deve predisporti all’operosità, anche attraverso una collocazione ordinata dei suoi elementi.

Parti da quelli principali: lo spazio centrale sarà riservato al computer. Di cos’altro hai bisogno? Un portapenne, certamente. Ne esistono di ottimi, con divisori interni che ti consentono di separare penne e matite, pennarelli e graffette. Puoi anche usare un organizer. E poi un blocco per gli appunti, ne basta uno di piccole dimensioni. Ricordati di avere sempre a portata di mano anche dei post-it, utilissimi come reminder da attaccare anche attorno al pc, per ricordare le cose più urgenti o più facili da dimenticare.

3. Rendi familiare e confortevole l’ambiente

È il momento di portare un po’ di calore sulla tua scrivania. Personalizza il tuo spazio: bastano pochi dettagli, semplici e gradevoli, per dare un tono più accogliente alla tua postazione. Aggiungere un portafoto con ritratti dei tuoi affetti o di qualche momento speciale renderà più piacevole trascorrere del tempo seduto.

Il calendario carteceo è forse uno oggetto un po’ retrò (l’abbiamo a disposizione sui nostri smartphone o pc) ma è sempre comodo da avere a portata di mano. Può servirti per appuntare compiti e impegni in modo rapido mentre sei al telefono con un cliente, e puoi anche personalizzarlo con le foto o i disegni che preferisci.

Uno spazio della nostra scrivania può essere poi utilizzato a “scopi motivazionali”. Non sempre è facile svolgere il proprio lavoro con costanza e dedizione, per questo potrebbe essere una buona idea riservare un angolo all’interno del nostro abituale campo visivo ad un mantra, una frase che ci dia la carica, una mascotte o un oggetto qualsiasi a cui siamo affezionati, in grado di fare emergere emozioni positive, aiutandoci ad andare avanti, nonostante la fatica del momento.

4. Cura l’illuminazione

Non sempre la luce che viene dal soffitto è sufficiente per lavorare con agio. Quando possibile, si consiglia di posizione la scrivania in corrispondenza della finestra, per godere al massimo dei benefici della luce naturale. Quando non fosse possibile, e in ogni caso la sera, quando cala il sole, è utile poter contare su una buona lampada da scrivania. È un errore molto comune quello di posizionarla dietro al monitor. È infatti preferibile metterla ai lati, indifferentemente a destra o sinistra. Ti consigliamo di dotarti di una lampada a braccio snodato e orientabile, che renderà ancora più semplice trovare l’illuminazione ideale.

5. Sistema i fili

No ai grovigli, no agli intralci di fili, cavi o povere spine disperse senza presa. Il primo consiglio per mantenere l’ordine, è quello di posizionare la scrivania attaccata al muro, in modo da nascondere almeno parzialmente i fili alla vista. Puoi scegliere poi di utilizzare una scatola nascondi cavi. Ne esistono di diverse forme, dimensioni e materiali: hanno lo scopo di raccogliere tutti i fili o racchiudere le ciabatte multi-presa per conservare un’estetica più pulita e proteggere i collegamenti elettrici. Di solito vengono collocate sotto la scrivania. In alternativa, la soluzione meno costosa e semplice è quella di utilizzare delle fascette di plastica da stringere intorno ai fili per tenerli raggruppati in un solo fascio ordinato.

6. Ricordati di pulire a fine giornata

Da ultimo, ricordati di pulire la scrivania a fine giornata. Sembra un accorgimento scontato ma non lo è. Presi della fretta di lasciare la nostra postazione per goderci un po’ di meritato relax o dedicarci ad altri impegni, dimentichiamo spesso questo passaggio conclusivo, fondamentale per mantenere l’ordine nel tempo. Ed ecco che lo sporco si accumula, così come il disordine e gli oggetti inutili. Prendiamoci ogni giorno due minuti di tempo (ne bastano due!) per sgombrare il tavolo, buttando ciò che non serve più e riordinando la nostra postazione. Potremo così riprendere a lavorare in ordine e serenità il giorno dopo.

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